Unser Einsatz
Die Viba sweets GmbH ist ein international tätiges Unternehmen. Da wir uns unserer unternehmerischen Verantwortung bewusst sind, ist es unser Anliegen, eine nachhaltige Geschäftspolitik zu betreiben. Unser Bestreben ist es infolgedessen, unsere Tätigkeit ökonomisch stabil, ökologisch verträglich und sozial angemessen zu gestalten. Als verbindliche Richtlinie für gesetzeskonformes und ethisch verantwortungsvolles Handeln in unserem Unternehmen definiert der Verhaltenskodex den Standard für unser Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern und
der Öffentlichkeit.
Dieser Verhaltenskodex beruht unter anderem auf internationalen Standards und Richtlinien, wie z. B. der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, dem Global Compact der Vereinten Nationen, den Konventionen der International Labour Organization sowie den OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen. Die Einhaltung dieses Verhaltenskodex als einheitlichen Standard für unsere weltweiten Geschäftsaktivitäten können wir nur gewährleisten, wenn sich auch unsere Geschäftspartner verbindlich an die darin festgelegten Grundsätze halten.
Grundsätze
1. Einhaltung von Vorschriften
Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Achtung der jeweils anwendbaren Rechtsordnungen sowie der international anerkannten Menschenrechte. Sollten verschiedene Vorschriften nebeneinander gelten, ist diejenige anzuwenden, welche den Beschäftigten das höchste Maß an Schutz und Sicherheit gewährt.
2. Achtung der Menschenrechte
Die Grundlage des Verhaltenskodexes der Viba sweets GmbH bildet die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte gemäß der UN-Menschenrechtscharta. Wie auch wir verpflichten sich unsere Geschäftspartner vollumfänglich, die internationalen Menschenrechte zu respektieren sowie einzuhalten. Jede Form der Missachtung ist verboten und wird von uns nicht toleriert.
3. Verbot von missbräuchlicher Kinderarbeit
Missbräuchliche Kinderarbeit wird von Viba nicht akzeptiert. Als solche wird die Ausbeutung der Kinder sowie die Gefährdung der physischen, psychischen, moralischen oder sozialen Entwicklung und Gesundheit der Kinder definiert. Aufgrund der kulturellen Begebenheiten wird die Mitarbeit der Kinder nach der Schulzeit geduldet, um an der Versorgung der Familie teilzuhaben. Jedoch ist die Schulpflicht entsprechend den länderspezifischen Normen einzuhalten.
4. Zwangsarbeit und Disziplinierung
Arbeit muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Alle Arten von Zwangs- und Pflichtarbeit sowie Disziplinarmaßnahmen sind uneingeschränkt untersagt. Dieser Punkt schließt insofern jedwede Androhung beziehungsweise Anwendung körperlicher Züchtigung, seelischer oder physischer Nötigung oder verbalen Missbrauch, Leibeigenschaft und Fronarbeiten aus. Die Leistung von Zahlungen zur Sicherung des Arbeitsplatzes und die Aushändigung der Ausweisdokumente durch die Beschäftigten sowie die Einbehaltung der Löhne außerhalb der vertragsrechtlichen Vereinbarung durch den Arbeitgeber sind verboten. Die Beschäftigten haben das Recht, den Arbeitsplatz nach Beendigung des üblichen Arbeitstages zu verlassen und diesen unter Einhaltung der Kündigungsfrist zu kündigen.
5. Gesundheit und Sicherheit
Die Geschäftspartner tragen Sorge für die Erhaltung der Gesundheit ihrer Arbeitnehmer sowie für die Schaffung einer sicheren und sauberen Arbeitsumgebung. Dies erfolgt über die Achtung der Hygienestandards, die Information und gegebenenfalls Schulung zu Arbeitssicherheitsverfahren, die vorsorgliche Risikominimierung am Arbeitsplatz sowie entsprechende Arbeitsschutzausrüstung für die Bereiche, wo weiterhin Risiken bestehen. Sie verpflichten sich außerdem, eine soziale Absicherung für die Arbeitnehmer zu gewährleisten – nach nationalen Standards oder, falls diese fehlen, eine angemessene und zumutbare Ersatzabsicherung. Falls der Arbeitgeber soziale Einrichtungen oder Firmenunterkünfte bereitstellt, hat dieser ebenso für Hygienestandards und Sicherheit sowie für die Deckung der Grundbedürfnisse in diesen zu sorgen.
6. Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit
Die Gewährleistung der Versammlungs- und Vereinigungsfreiheit ist ein grundsätzliches Recht der Arbeitnehmer. Diese Freiheiten dürfen weder be- noch verhindert werden. Ebenso dürfen diesen Aktivitäten keine Sanktionen nachfolgen. Wenn das Recht auf oben genannte Freiheiten aufgrund nationaler Gesetze eingeschränkt ist, sind alternative Möglichkeiten zum unabhängigen und freien Zusammenschluss, zur gemeinsamen Vertretung der Arbeitnehmerinteressen und zum direkten Austausch mit dem Arbeitgeber zu gestatten.
7. Diskriminierung
Jede Art der Diskriminierung darf weder unterstützt noch toleriert werden, insbesondere bei Anstellung, Vergütung, Förderung, Beschäftigung oder Kündigung. Alle Arbeitnehmer sind gleich, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, Rasse, Hautfarbe, sozialem Hintergrund, Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft, Mitgliedschaften, Weltanschauung, Behinderungen, sexueller oder politischer Orientierung oder anderen persönlichen Merkmalen.
8. Faire Arbeitsbedingungen
Die Arbeitszeiten haben den nationalen Gesetzen, Industrienormen oder einschlägigen internationalen Normen zu entsprechen. Mehrarbeit muss freiwillig erfolgen und der innerstaatlichen Normen entsprechend zusätzlich vergütet werden.
Die jeweils geltenden Vorschriften und Branchenstandards über Vergütung und Leistungen sind einzuhalten und Beschäftigte angemessen zu entlohnen. Der Geschäftspartner zahlt mindestens den gesetzlichen oder in seiner Branche üblichen Mindestlohn, je nachdem welcher höher ist. Illegale und unberechtigte Lohnabzüge, insbesondere in Form von Disziplinarmaßnahmen, sind untersagt.
9. Geschäftliche Integrität
Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Beachtung aller anwendbaren Vorschriften und Verbote betreffend Korruption, Bestechung, Betrug und Erpressung.
Insbesondere darf der Geschäftspartner keine Geschenke, Einladungen oder Zahlungen in der Absicht anbieten, Geschäftsbeziehungen unzulässig zu beeinflussen. Gleiches gilt für das Versprechen, Gewähren, Fordern oder Annehmen solcher Vorteile. Ausschließlich die Gewährung oder Annahme gesetzlich zulässiger Vorteile an bzw. durch Mitarbeiter der Viba sweets GmbH ist gestattet.
Der Geschäftspartner verpflichtet sich zur Achtung des fairen Wettbewerbs, insbesondere durch Einhaltung des jeweils geltenden Kartellrechts und sonstiger Vorschriften zur Regelung des Wettbewerbs.
10. Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH unterhalten nur mit solchen Geschäftspartnern Geschäftsbeziehungen, von deren Integrität sie überzeugt sind und deren Identität ihnen bekannt ist. Sie achten darauf, dass die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Geldwäscheprävention
und zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung eingehalten und verdächtige Vorgänge den zuständigen Behörden gemeldet werden.
11. Exportkontrolle und Zölle
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH achten auf die Einhaltung aller Vorschriften für den Import und Export von Waren, Dienstleistungen und Informationen. Sie erfüllen die Pflichten der Zoll- und Außenwirtschaftsgesetze in allen Ländern der unternehmerischen Tätigkeit. Zudem beachten sie die Sanktionslisten.
12. Steuern, Buchführung und Finanzberichterstattung
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH beachten die geltenden Steuergesetze und die gesetzlichen Rahmenbedingungen für eine ordnungsgemäße Buchführung. Sie berichten über ihre Geschäftstätigkeiten wahrheitsgetreu und im Einklang mit den geltenden Gesetzen.
13. Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Umweltbewusstes Handeln ist für uns ethische und unternehmerische Pflicht. Wir leisten damit einen Beitrag zum Erhalt natürlicher Ressourcen, der Artenvielfalt und zum Klimaschutz. Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH verpflichten sich, die länderspezifischen Umweltnormen mindestens einzuhalten oder diese zu übertreffen. Wir fordern zudem, konsequent an der Vermeidung und Minimierung der Umweltauswirkungen zu arbeiten. Der Umgang mit Chemikalien und anderen gefährlichen Stoffen, Ressourcen und Bewirtschaftungsflächen erfolgt bewusst und zugleich schonend.
14. Beauftragung von Subunternehmen
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH tragen nicht nur Verantwortung für ihr eigenes Handeln, sondern auch für die Aktivitäten derjenigen Partner (z. B. Sub-Unternehmer oder Vertreter), die sie zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen gegenüber der Viba sweets GmbH beauftragen. Sie suchen diese nach sachlichen Kriterien sowie nach den Bestimmungen dieser Leitlinie sorgfältig aus und stellen sicher, dass sie diese ebenfalls einhalten.
15. Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten unserer Kunden und Mitarbeiter sowie die Achtung nationaler, europäischer und internationaler Datenschutzregelungen ist für uns selbstverständlich. Auch unsere Geschäftspartner werden entsprechend zum sorgsamen Umgang mit solchen Daten verpflichtet.
16. Sicherheit und Schutz von Informationen, Wissen und geistigem Eigentum
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH schützen das Know-how, die Patente, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse von Viba und Dritten angemessen und bewahren derartige Informationen sicher auf. Vertrauliche Informationen werden von den Geschäftspartnern nicht unbefugt veröffentlicht, an Dritte weitergegeben oder in anderer Form verfügbar gemacht.
17. Verpflichtung der Geschäftspartner
Die Geschäftspartner verpflichten sich, die Grundsätze dieses Kodex einzuhalten. Sie gewährleisten, dass ihre Mitarbeiter die Verhaltensgrundsätze kennen und einhalten und unterstützen sie darin,
rechtmäßig und integer zu handeln.
Darüber hinaus verpflichten sich die Geschäftspartner, auch mit ihren jeweiligen Geschäftspartnern entsprechende Vereinbarungen im Sinne dieser Verhaltensgrundsätze zu treffen.
Die Geschäftspartner der Viba sweets GmbH verpflichten sich außerdem, begründete Verdachtsmomente auf potenzielle Regelverstöße im Zusammenhang mit Viba an das Hinweisgebersystem von Viba zu melden. Das Hinweisgebersystem ist für die Annahme und Bearbeitung von Hinweisen auf potenzielle Regelverstöße durch Beschäftigte von Viba zuständig. Zu meldende Regelverstöße sind vorsätzliche oder fahrlässige Verletzungen geltenden Rechts (z.B. Gesetze, Verordnungen etc.) oder unternehmensinterner Regelungen, insbesondere Verstöße gegen die Verhaltensgrundsätze sowie Verletzungen arbeitsvertraglicher Pflichten durch Beschäftigte von Viba, die sie im Zusammenhang mit oder aus Anlass ihrer Tätigkeit für Viba begehen.
Jeder Hinweis wird vertraulich, neutral und fair bearbeitet. Festgestellte Regelverstöße werden zeitnah abgestellt und angemessen sanktioniert. Hinweisgeber haben durch die Abgabe von Hinweisen keinerlei Sanktionen oder sonstige Benachteiligungen durch Viba zu befürchten. Hinweisgeber und Betroffene werden durch ein faires und transparentes Verfahren besonders geschützt. Der Missbrauch des Hinweisgebersystems wird nicht toleriert, sondern vielmehr sanktioniert. Um einen Hinweis abzugeben, steht die Hinweisgeberstelle von Viba zur Verfügung.
Kontaktdaten Hinweisgeberstelle
Adresse
Viba sweets GmbH
Hinweisgeberstelle
Die Aue 7
98593 Floh-Seligenthal
E-Mail: hinweisgeberstelle@viba-sweets.de
Online: https://www.viba-sweets.de/hinweisgeberportal
(Hier können Hinweise anonym mit einem Alias-Namen abgegeben werden)
Die Viba sweets GmbH behält sich das Recht vor, im Einzelfall die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex aufgeführten Anforderungen nach vorheriger Ankündigung beim Geschäftspartner durch Experten und unter Anwesenheit von Vertretern des Geschäftspartners im Einklang mit den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen vor Ort zu prüfen.
18. Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Grundsätze dieses Verhaltenskodexes
Die Viba sweets GmbH betrachtet die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex formulierten Grundsätze als wesentlich für das jeweilige Vertragsverhältnis. Halten sich die Geschäftspartner nachweislich nicht an die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundsätze, ist die Viba sweets GmbH berechtigt, die Geschäftsbeziehung zu diesem Geschäftspartner durch außerordentliche Kündigung zu beenden.
Es liegt im Ermessen der Viba sweets GmbH auf derartige Konsequenzen zu verzichten und stattdessen alternative Maßnahmen zu ergreifen, wenn der Geschäftspartner glaubhaft versichert und nachweisen kann, dass er unverzüglich Gegenmaßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Verstöße nach bestem Gewissen eingeleitet hat. In diesem Fall werden durch Viba angemessene Zeiträume zur Realisierung der Einhaltung der vorgegebenen Standards im Rahmen der Umsicht und Fairness gewährt.
Stand March 2023
Code of Conduct for Business Partners of Viba sweets GmbH
Our commitment
Viba sweets GmbH is an international company. We want to pursue a sustainable business policy as we are aware of our corporate responsibility. As a result, we strive to make our activities economically stable, ecologically compatible and socially appropriate. As a binding directive for lawful and ethically responsible behaviour in our company, the Code of Conduct sets the standard for how we conduct ourselves with respect to employees, business partners and the public.
Among other things, this Code of Conduct is based on international standards and guidelines, such as the United Nations Universal Declaration of Human Rights, the United Nations Global Compact, the conventions of the International Labor Organization and the OECD-Guidelines for international enterprises.
We can only guarantee adherence to this Code of Conduct as a uniform standard for our global business activities if our business partners also adhere to the principles set out in it.
Principles
1. Compliance with regulations
Business partners are obliged to respect the applicable legal systems and internationally recognised human rights. If different regulations also apply, the regulation that grants employees the highest level of protection and safety must be applied.
2. Respect for human rights
The basis of the Viba sweets GmbH Code of Conduct is the Universal Declaration of Human Rights as per the UN Human Rights Charter. Like us, our business partners are fully obliged to respect and comply with international human rights. Any form of disregard is prohibited and will not be tolerated by us.
3. Ban on abusive child labour
Viba does not accept abusive child labour. This means the exploitation of children and the endangerment of children’s physical, psychological, moral or social development and health. Due to cultural circumstances, children may work after school in order to help provide for the family. However, compulsory schooling must be observed in accordance with country-specific standards.
4. Forced labour and discipline
Work must be carried out on a voluntary basis. All forms of forced and compulsory labour and disciplinary measures are strictly prohibited. This precludes any threat or use of corporal punishment, mental or physical coercion or verbal abuse, servitude or forced labour. It is not permitted for payments to be made to secure a job, for employees to hand over identification documents or for the employer to withhold wages outside of the contractual agreement. Employees have the right to leave the place of work after the normal working day and to give notice of termination.
5. Health and safety
Business partners are responsible for maintaining the health of their employees and creating a safe and clean working environment. This is done by respecting hygiene standards, providing information and, if necessary, training on work safety procedures, precautionary risk minimisation in the workplace and appropriate occupational safety equipment for areas where there are still risks. They are also obliged to ensure social security for employees according to national standards or, if there are none, based on appropriate and reasonable substitute safeguarding. If the employer provides social facilities or company accommodation, they are also required to ensure hygiene standards and safety and cover basic needs in such facilities or accommodation.
6. Freedom of assembly and association
Ensuring freedom of assembly and association is a basic employee right. These freedoms must not be hindered or prevented. Similarly, these activities must not be followed by sanctions. Where the right to the above freedoms is restricted by national law, alternative means of independent and free association, joint representation of workers’ interests and direct exchange with the employer shall be allowed.
7. Discrimination
Discrimination of any kind must not be supported or tolerated, especially with respect to hiring, compensation, promotion, employment or termination. All employees are equal, regardless of gender, religion, age, race, skin colour, social background, nationality, ethnic or national origin, memberships, ideology, disabilities, sexual or political orientation or other personal characteristics.
8. Fair working conditions
Working hours must comply with national laws, industry standards or relevant international standards. Overtime must be voluntary and additionally compensated for in accordance with national standards.
The applicable regulations and industry standards on remuneration and benefits must be observed and employees paid appropriately. Business partners must pay statutory minimum wage or the minimum wage standard in their industry as a minimum; whichever is higher. Illegal and unauthorised wage deductions, especially in the form of disciplinary measures, are prohibited.
9. Business integrity
Business partners are obliged to comply with all applicable regulations and bans regarding corruption, bribery, fraud and extortion.
In particular, business partners are not permitted to offer any gifts, invitations or payments with the intention of improperly influencing business relationships. The same applies to promising, granting, demanding or accepting such benefits. It is only permitted to grant or accept legally permissible benefits to or through employees of Viba sweets GmbH.
Business partners are obliged to respect fair competition, in particular by complying with applicable antitrust law and other regulations regulating competition.
10. Ban on money laundering and terrorist financing
Business partners of Viba sweets GmbH only maintain business relationships with business partners of whose integrity they have confidence in and whose identity they know. They must ensure that the applicable legal provisions on preventing money laundering
and combating terrorist financing are complied with and that any suspicious transactions are reported to the responsible authorities.
11. Export checks and customs
Business partners of Viba sweets GmbH ensure compliance with all regulations regarding the import and export of goods, services and information. They fulfil customs and foreign trade law obligations in all countries in which business activities take place. They also observe sanctions lists.
12. Taxes, accounting and financial reporting
Business partners of Viba sweets GmbH must observe applicable tax laws and the legal framework for proper accounting. They report their business activities truthfully and in accordance with applicable laws.
13. Environmental protection and sustainability
For us, acting in an environmentally conscious manner is an ethical and corporate duty. As such, we contribute to preserving natural resources and biodiversity and protecting the climate. Business partners of Viba sweets GmbH are obliged to at least comply with or exceed country-specific environmental standards. We also demand that we consistently work to avoid and minimise environmental impact. Handling chemicals and other hazardous substances, resources and cultivated areas is something that is done in a conscious and careful manner.
14. Subcontracting
Business partners of Viba sweets GmbH are not only responsible for their own actions, but also for the activities of partners (e.g. subcontractors or representatives) who commission them to fulfil their obligations towards Viba sweets GmbH. They are required to carefully select these based on objective criteria and the provisions of this code and ensure that they also comply with them.
15. Data protection
Protecting personal data concerning our customers and employees and observing national, European and international data protection regulations is a matter of course for us. Our business partners are also obliged to handle such data with care.
16. Security and protection of information, knowledge and intellectual property
Business partners of Viba sweets GmbH adequately protect the expertise, patents, trade and business secrets of Viba and third parties and keep this information safe. Confidential information must not be published by business partners without authorisation, nor must it be shared with third parties or made available in any other form.
17. Obligation of business partners
Business partners are obliged to comply with the principles of this code. They must ensure that their employees know and comply with the Code of Conduct and support them in acting lawfully
and with integrity.
In addition, business partners are obliged to make corresponding agreements with their respective business partners in accordance with these principles of conduct.
Business partners of Viba sweets GmbH are also obliged to report justified suspicions of potential rule violations in connection with Viba to Viba’s whistleblower system. The whistleblower system is responsible for receiving and processing reports of potential rule violations by Viba employees. Rule violations to be reported are intentional or negligent violations of applicable laws (e.g. laws, ordinances, etc.) or internal company regulations, in particular violations of the Code of Conduct and violations of contractual obligations by Viba employees, which they commit in connection with or as a result of carrying out their work for Viba.
All tips will be handled confidentially, neutrally and fairly. Rule violations that are identified are promptly remedied and sanctioned appropriately. Whistleblowers do not have to fear any sanctions or other disadvantages from Viba for sharing information. Whistleblowers and the parties affected are given special protection through a fair and transparent procedure. Misuse of the whistleblower system will not be tolerated and will be sanctioned. Viba’s whistleblower office is available for tip submissions.
Contact details for whistleblowers
Address
Viba sweets GmbH
Hinweisgeberstelle/Whistleblower office
Die Aue 7
98593 Floh-Seligenthal, Germany
E-mail: hinweisgeberstelle@viba-sweets.de
Website: https://www.viba-sweets.de/hinweisgeberportal
(Tips can be submitted anonymously using an alias)
Viba sweets GmbH reserves the right, in individual cases, to have the business partner’s compliance with the requirements set out in this Code of Conduct checked by experts following prior notification and in the presence of business partner representatives in accordance with the legal provisions applicable locally.
18. Legal consequences of violating the principles of this Code of Conduct
Viba sweets GmbH considers compliance with the principles set out in this Code of Conduct to be essential for the respective contractual relationship. If a business partner demonstrably does not adhere to the principles set out in this Code of Conduct, Viba sweets GmbH is entitled to terminate the business relationship with this business partner by means of extraordinary termination.
It is at the discretion of Viba sweets GmbH to refrain from such consequences and to instead take alternative measures if the business partner credibly assures and can prove that they have immediately taken countermeasures to avoid future violations to the best of their belief. In this case, Viba will grant appropriate periods to implement compliance with the specified standards within the bounds of what is prudent and fair.
Date: March 2023
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